Privacy policy e informativa GDPR
Questa informativa spiega come SIMAL Technologies SL tratta i dati personali nell'ambito della piattaforma nowhome, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
La piattaforma è destinata ad agenzie immobiliari, loro operatori autorizzati e clienti finali invitati o abilitati. I dati sono trattati per fornire l'area riservata, gestire immobili e documenti, registrare attività operative, erogare funzioni di supporto digitale, gestire pagamenti e mantenere la sicurezza del servizio.
1. Titolare del trattamento
SIMAL Technologies SL
Calle Sevilla 38, p.ta 3, 35600 Puerto del Rosario, Las Palmas, Fuerteventura, Spagna
NIF: B88839055
Per richieste privacy e GDPR puoi usare le funzioni disponibili nell'area riservata, contattare il referente dell'agenzia che ti ha invitato oppure usare i recapiti contrattuali forniti da SIMAL Technologies SL.
2. Ruoli privacy: SIMAL, agenzie e clienti
In base al contesto, SIMAL Technologies SL può operare come titolare autonomo del trattamento per gestione account, sicurezza, fatturazione, pagamenti, configurazione tecnica e gestione della piattaforma.
Le agenzie immobiliari che inseriscono clienti, immobili e documenti determinano finalità e contenuti di molte attività operative. Per tali trattamenti, l'agenzia può agire come titolare autonomo o, se previsto da specifici accordi, come contitolare o soggetto che impartisce istruzioni operative a SIMAL Technologies SL. I rapporti commerciali o contrattuali con ciascuna agenzia possono dettagliare ulteriormente ruoli, responsabilità e istruzioni.
Il cliente finale resta interessato del trattamento per i dati personali, documentali e immobiliari che lo riguardano. Quando carica documenti o collega il proprio Google Drive, conferma di usare un account autorizzato e di avere titolo a condividere quei contenuti nella piattaforma.
3. Categorie di dati trattati
- Dati account: nome, email, ruolo, stato account, data creazione, ultimo accesso, impostazioni di sicurezza e consensi legali.
- Dati agenzia: ragione sociale, contatti, email di fatturazione, piano, stato abbonamento, note commerciali, operatori autorizzati e log di gestione.
- Dati cliente: nome visualizzato, email, telefono, profilo operativo, inviti, abbinamenti con agenzia e immobili.
- Dati immobile: titolo, indirizzo, città, superficie, classe energetica, anno costruzione, dettagli, valutazioni, note, scadenze, utenze e manutenzioni.
- Documenti: file caricati, nome originale, tipo documento, dimensione, formato, visibilità, tag, note, scadenze, importi, metadati, versioni e stato di elaborazione.
- Dati Google Drive: email Google collegata, identificativi cartelle e file, stato sincronizzazione, errori tecnici, revoche e riferimenti ai file autorizzati.
- Dati NFC e accesso riservato: seriale, XUID, stato del tag, lotto, associazione con agenzia/cliente/immobile, attivazioni, revoche e ultimi utilizzi. Le chiavi segrete dei tag sono protette e non esposte nelle schermate ordinarie.
- Dati AI e analisi documentale: testo estratto, riepiloghi, tag, scadenze, importi, risposte assistente, citazioni e conversazioni collegate all'utente e all'immobile.
- Dati tecnici e sicurezza: indirizzo IP, user agent, sessioni, 2FA, audit log, errori applicativi, rate limit, log di accesso, controlli upload e stato dei backup.
- Dati di pagamento: stato checkout, identificativi Stripe, importi, valuta, piano, token extra, stato pagamento, errori e dati necessari alla fatturazione. I dati completi della carta sono gestiti da Stripe e non sono salvati da nowhome.
4. Finalità del trattamento
- Creare e gestire account, ruoli, permessi e accessi all'area riservata.
- Consentire ad agenzie e clienti autorizzati di gestire immobili, documenti, scadenze, note e attività operative.
- Collegare Google Drive del cliente, creare o usare cartelle autorizzate e spostare o salvare documenti secondo le impostazioni del servizio.
- Analizzare documenti e metadati per estrarre informazioni utili, riepiloghi, scadenze, importi, tag e contesto per l'assistente informativo.
- Gestire tag NFC, lotti, assegnazioni, sostituzioni, revoche e accessi riservati.
- Gestire abbonamenti, canoni, token extra, checkout Stripe, fatturazione, morosità, sospensioni e assistenza commerciale.
- Prevenire abusi, accessi non autorizzati, caricamenti pericolosi, spam, errori operativi e compromissioni di sicurezza.
- Fornire supporto, diagnosi tecniche, audit, backup, ripristino operativo e continuità del servizio.
- Gestire richieste GDPR, export dati, rettifiche, limitazioni, opposizioni e richieste di cancellazione.
- Adempiere a obblighi legali, fiscali, contabili, contrattuali e di conservazione documentale.
5. Basi giuridiche GDPR
| Trattamento | Base giuridica |
|---|---|
| Account, accesso, dashboard, gestione documenti e immobili | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali; legittimo interesse alla gestione del servizio. |
| Consensi legali, accettazioni, audit, sicurezza e prevenzione abusi | Obbligo legale; legittimo interesse alla sicurezza, alla prova delle operazioni e alla tutela della piattaforma. |
| Google Drive collegato dall'utente | Esecuzione del servizio richiesto dall'utente e autorizzazione espressa tramite flusso OAuth Google. |
| Analisi AI dei documenti e assistente informativo | Esecuzione del servizio e legittimo interesse a fornire funzioni di organizzazione e supporto documentale. |
| Pagamenti, abbonamenti, fatturazione e recupero crediti | Esecuzione del contratto; obblighi fiscali e contabili; legittimo interesse alla gestione commerciale. |
| Comunicazioni operative, inviti, notifiche, alert e assistenza | Esecuzione del servizio; legittimo interesse a comunicare informazioni necessarie o rilevanti per l'uso della piattaforma. |
6. Google Drive e account Google dell'utente
Quando il cliente collega Google Drive, nowhome usa l'autorizzazione OAuth concessa dall'utente per creare o usare una cartella dedicata e salvare, spostare o sincronizzare i documenti autorizzati. La piattaforma conserva riferimenti tecnici ai file, metadati, stato sincronizzazione, eventuali errori e audit necessari al funzionamento.
nowhome richiede solo gli ambiti Google necessari al servizio. L'utente può revocare il collegamento Google dall'area riservata o dalle impostazioni del proprio account Google. La revoca può limitare caricamenti, sincronizzazioni, download o funzioni documentali collegate a Drive.
7. AI, OCR e analisi documentale
I documenti possono essere elaborati tramite OCR, estrazione testo e modelli AI per generare riepiloghi, classificazioni, scadenze, importi, tag e risposte informative. Le risposte AI non sostituiscono consulenza tecnica, legale, fiscale, assicurativa o professionale e devono essere verificate sui documenti originali.
Le analisi possono includere testo estratto dai documenti, metadati, conversazioni assistente, citazioni e risultati derivati. L'elaborazione è finalizzata all'organizzazione e consultazione dei documenti collegati all'immobile.
8. Destinatari, fornitori e sub-responsabili
I dati possono essere trattati da personale autorizzato di SIMAL Technologies SL, operatori autorizzati dell'agenzia, clienti abilitati e fornitori tecnici necessari al servizio. Tra i fornitori possono rientrare hosting e infrastruttura server, database, posta elettronica, Google Drive/OAuth, servizi AI Gemini, Stripe per pagamenti, sistemi di sicurezza, backup, monitoraggio, antivirus e strumenti di log.
I fornitori sono utilizzati nei limiti necessari all'erogazione del servizio e, quando richiesto, secondo accordi o condizioni che disciplinano il trattamento dei dati per conto del titolare o del responsabile.
9. Trasferimenti internazionali
Alcuni fornitori tecnologici, come Google, Stripe o servizi AI, possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene secondo gli strumenti previsti dal GDPR, tra cui decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari o altri meccanismi legittimi applicabili.
10. Conservazione dei dati
- Account e dati operativi: per la durata dell'account, del rapporto con l'agenzia o del servizio richiesto, salvo obblighi di conservazione più lunghi.
- Documenti: per il tempo necessario alla gestione dell'immobile e agli obblighi contrattuali o legali. I documenti possono essere spostati su Google Drive del cliente quando il collegamento è attivo.
- Audit, sicurezza e consensi: per il periodo necessario a dimostrare operazioni, accessi, accettazioni, sicurezza e conformità.
- Pagamenti e fatturazione: per i periodi richiesti da norme fiscali, contabili e contrattuali.
- Backup: conservati per continuità operativa, sicurezza e ripristino. La cancellazione dai backup può avvenire secondo cicli tecnici di rotazione.
- Richieste GDPR: conservate per documentare gestione, verifica identità, esito e adempimenti collegati.
11. Sicurezza
nowhome applica misure tecniche e organizzative proporzionate, tra cui separazione multi-tenant per agenzia, controlli ruolo, autenticazione, 2FA per operatori, rate limit, audit log, controlli sui file caricati, antivirus, protezione delle chiavi segrete NFC, backup, cache e configurazioni di produzione, verifiche di salute applicativa e procedure operative per deploy e ripristino.
Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. Gli utenti devono custodire credenziali, dispositivi, account Google collegati e tag NFC, segnalando accessi sospetti, perdita credenziali o uso non autorizzato.
12. Diritti GDPR dell'interessato
Nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso quando il trattamento si fonda sul consenso.
Nell'area cliente è disponibile un export JSON dei dati gestiti da nowhome. È inoltre disponibile una procedura di richiesta cancellazione, soggetta a verifica manuale per evitare eliminazioni improprie, rispettare obblighi legali, gestire dati condivisi con agenzie e preservare audit o informazioni che devono essere conservate.
Quando i dati sono stati inseriti o gestiti dall'agenzia, la richiesta può richiedere il coinvolgimento dell'agenzia stessa. Quando i documenti sono conservati su Google Drive dell'utente, l'utente mantiene anche il controllo tramite il proprio account Google.
13. Reclamo all'autorità di controllo
Se ritieni che il trattamento violi la normativa privacy, puoi proporre reclamo all'autorità di controllo competente. Per SIMAL Technologies SL, stabilita in Spagna, l'autorità di riferimento è l'Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ferma restando la possibilità di rivolgersi all'autorità del luogo in cui vivi o lavori secondo il GDPR.
14. Cookie e tecnologie tecniche
nowhome usa cookie e tecnologie tecniche necessari per login, sessioni, sicurezza, protezione CSRF, preferenze essenziali e funzionamento dell'area riservata. Eventuali strumenti non tecnici o ulteriori tracciamenti, se introdotti, saranno gestiti con informativa e consenso ove richiesto.
15. Minori e soggetti non autorizzati
La piattaforma non è destinata a minori né a utenti non autorizzati. L'accesso avviene tramite account creati, invitati o abilitati da SIMAL Technologies SL, dall'agenzia o dai soggetti autorizzati.
16. Aggiornamenti dell'informativa
Questa informativa può essere aggiornata per motivi normativi, tecnici, commerciali o funzionali. In caso di modifiche rilevanti, nowhome può richiedere una nuova accettazione all'accesso o comunicare l'aggiornamento tramite i canali disponibili.